Datenschutzinformationen für das beA Service Desk
Die Westernacher Solutions GmbH (Columbiadamm 37, 10965, Berlin, Deutschland, E-Mail: datenschutz@westernacher.com) ist mit der rockenstein AG (Ohmstraße 12, 97076 Würzburg) Teil des Konsortiums „WesRoc GbR“. Sie betreibt im Auftrag der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) (Littenstraße 9, 10179 Berlin) das beA Service Desk und erbringt Supportleistungen in Bezug auf beA.
Die Verarbeitung basiert auf der gesetzlichen Verpflichtung und Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe der BRAK gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c resp. e DSGVO, welche durch die Übernahme der hier beschriebenen Leistungen durch die WesRoc GbR im Auftragsverarbeitungsverhältnis stattfinden, Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO.
Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie die Datenschutzbeauftrage der Westernacher Solutions GmbH, Frau Heike Kraus unter westernacher@krisp.services und den Datenschutzbeauftragten der BRAK, Herr Gerald Böhmer, mb-datenschutz unter gb@mb-datenschutz.de (gesichertes Kontaktformular: https://mb-datenschutz.de/kontakt/).
Für weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz bei der BRAK verweisen wir auf: https://www.brak.de/datenschutzerklaerung/
Im Folgenden informieren wir Sie über unsere Leistungserbringung und die diesbezügliche Verarbeitung personenbezogener Daten in Bezug auf den beA Service Desk und die zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle (Telefon und E-Mail).
Generell geltende Information für die im Folgenden erläuterten Kommunikationskanäle mit dem Support:
beA-Postfächer sind in mehreren Varianten vorhanden. Da – mit Ausnahme des Entkopplungsvorgangs (vgl. Regelungsfall Nr. 6 Folgetabelle, darf aufgrund von Sicherheitsgründen nur durch den Postfachinhaber selbst durchgeführt werden) – nur technische Unterstützungsleistung mit generischem Informationsgehalt geboten wird, gelten die im Folgenden formulierten Regelungen für die Postfachoptionen:
- Benutzer mit eigenem Postfach (Rechtsanwalt, BAG), beA-Karte Basis
- Benutzer ohne eigenes Postfach (sonstige Mitarbeiter), beA-Karte Mitarbeiter
- Benutzer eines Organisationspostfachs (repräsentiert ein Postfach einer Organisation; über ein Organisationspostfach im beA-System verfügen die BRAK, die regionalen Rechtsanwaltskammern einschl. der Rechtsanwaltskammer am Bundesgerichtshof, die Anwaltsgerichte und die Schlichtungsstelle der Rechtsanwaltschaft).
Anfragen per Telefon
Der Supportmitarbeiter des Service Desks der Westernacher Solutions GmbH nimmt bei Ihrer telefonischen Anfrage ein Ticket im Supporttool auf und erfragt dazu Ihren Namen, Vornamen, Telefonnummer und bei Erfordernis Ihre E-Mail-Adresse. Bei Bedarf kann eine zusätzliche Telefonnummer für den Rückruf hinterlegt werden. Sofern Telefonnummern für Rückrufe an Dritte angegeben werden, muss die Kanzleinummer angegeben werden. Diese wird vom Supportmitarbeiter mit der im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) abgeglichen. Rückrufe auf Mobiletelefone, die nicht selbst angerufen haben, werden nicht getätigt. Der Supportmitarbeiter beantwortet die telefonische Anfrage direkt oder stellt sie zurück, wenn eine direkte Beantwortung nicht möglich ist.
Bei Erstellung des Tickets erhalten Sie an die von Ihnen ggf. angegebene E-Mail-Adresse eine Bestätigung, dass die Anfrage aufgenommen wurde. Grundsätzlich handelt es sich bei den ausgetauschten Informationen um technischen Inhalt oder um Unterstützungshilfen und nicht um vertrauliche oder personenbezogene Daten. Aufgrund dessen sind für diese Anwendungsfälle keine erhöhten Authentifizierungsanforderungen vorgesehen.
Um Sie bei der Lösung Ihres Supportanliegens zu unterstützen, setzen wir auf Ihren Wunsch die Software TeamViewer ein, die ermöglicht, dass Ihre aktuelle Bildschirmansicht mit einem Supportmitarbeiter geteilt werden kann. Nähere Information finden Sie unten in der Rubrik „Dienst von Drittanbietern“.
Nach Ablauf von drei Monaten wird Ihre abgeschlossene Supportanfrage gelöscht.
Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit unter den angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten formlos widersprechen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerspruch erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Anfrage per E-Mail
Wenn Sie eine E-Mail an den Service Desk von Westernacher Solutions GmbH senden, wird automatisch ein Ticket mit Ihrer Anfrage im Supporttool erstellt.
Sie erhalten eine Bestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, dass die Anfrage aufgenommen wurde. Bei Beantwortung der Anfrage durch den Supportmitarbeiter werden Sie ebenfalls per E-Mail kontaktiert. Grundsätzlich handelt es sich bei den ausgetauschten Informationen um technischen Inhalt oder um Unterstützungshilfen und nicht um vertrauliche oder personenbezogene Daten. Aufgrund dessen sind für diese Anwendungsfälle keine erhöhten Authentifizierungsanforderungen vorgesehen.
Nach Ablauf von drei Monaten wird Ihre abgeschlossene Supportanfrage gelöscht.
Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit unter den angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten formlos widersprechen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerspruch erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Betreuung von Supportanfragen durch Westernacher Solutions GmbH und/oder durch die Bundesrechtsanwaltskammer
Sämtliche Supportanfragen werden über ein Ticketsystem verarbeitet. Grundsätzlich werden die Supportanfragen durch Westernacher Solutions GmbH im Auftrag der BRAK verarbeitet. In gewissen Fällen kann es notwendig sein, dass eine Bearbeitung der Anfragen durch die BRAK erfolgt. Die nachfolgende Übersicht zeigt die Betreuung pro Verarbeitungsprozess sowie die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Nr. | Prozessbezeichnung | Prozessbeschreibung | Betroffene / personenbezogene Daten | Beteiligte Systeme | Prozess-betreuung |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aufnahme von telefonischen Supportanfragen im Supporttool | Der Supportmitarbeiter des Service Desks der Westernacher Solutions GmbH nimmt bei einer telefonischen Anfrage des Supportsuchenden ein Ticket im Supporttool auf und erfragt die entsprechenden Daten. Der Supportmitarbeiter beantwortet die telefonische Anfrage direkt oder stellt Sie zurück, wenn eine direkte Beantwortung nicht möglich ist. | Name, Vorname, Telefonnummer, bei Bedarf E-Mail-Adresse | Supporttool | Westernacher Solutions GmbH |
| 2 | Aufnahme von Supportanfragen per E-Mail im Supporttool | Die E-Mailanfrage löst eine automatische Ticketerstellung im Supporttool aus. Der Supportsuchende erhält eine Bestätigungsemail. | E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer des Supportanfragenden. Personenbezogene Daten, die der Supportsuchende seiner Anfrage angefügt hat. | Supporttool | Westernacher Solutions GmbH |
| 3 | Bewertung der Supportanfragen im Supporttool oder telefonisch | Der Supportmitarbeiter sichtet die Tickets, die sich im Tool befinden. Dabei handelt es sich entweder um telefonische Anfragen oder solche per E-Mail, für die durch den Support ein Ticket erstellt wurde oder um Tickets, die über das Serviceportal vom Supportsuchenden erstellt wurden. Der Supportmitarbeiter weist Tickets, die unter Prozess Nr. 5 und möglicherweise unter Nr. 6 fallen, der BRAK zu. | E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer des Supportanfragenden. Personenbezogene Daten, die der Supportsuchende seiner Anfrage angefügt hat. | Supporttool | Westernacher Solutions GmbH |
| 4 | Bearbeitung aller Supportanfragen, die nicht unter Prozess Nr. 5 und 6 fallen | Der Supportmitarbeiter beantwortet die telefonische Anfrage direkt oder stellt Sie zurück, wenn eine direkte Beantwortung nicht möglich ist. Bei E-Mail und Serviceportalanfragen wird die Antwort per E-Mail an den Supportsuchenden gesendet. Falls es sich um ein über das Portal erstelltes Ticket handelt, findet sich die Antwort auch im Benutzerbereich des Supportsuchenden. | E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer des Supportanfragenden. Personenbezogene Daten, die der Supportsuchende seiner Anfrage angefügt hat. | Supporttool | Westernacher Solutions GmbH |
| 5 | Spezielle Supportanfragen: Verbesserungsvorschläge und Supportanfragen, die nach der Bewertung direkt der BRAK zugewiesen werden | Mitarbeiter der BRAK beantworten das Supportticket per E-Mail oder ggf. telefonisch. Anschließend erhält der Supportsuchende eine E-Mail an die von ihm angegebene E-Mail-Adresse. Falls es sich um ein über das Portal erstelltes Ticket handelt, findet sich die Antwort auch im Benutzerbereich des Supportsuchenden. | E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer des Supportanfragenden. Personenbezogene Daten, die der Supportsuchende seiner Anfrage angefügt hat. | Supporttool | BRAK |
| 6 | Spezielle Supportanfrage: Entkopplung und Neuregistrierung Postfach | Unter bestimmten Umständen muss eine Entkopplung und erneute Erstregistrierung der beA Karte vom Postfach erfolgen (z.B. bei Diebstahl oder Verlust der Funktionsfähigkeit). Durchführung nur mittels telefonischer Anfrage möglich:
| Name, Vorname, Telefonnummer, Entkopplungsgrund (z.B. Kartenverlust), ggf. Rückrufzeitfenster, bei Bedarf E-Mail-Adresse | Supporttool | BRAK oder Westernacher Solutions GmbH |
| 7 | Allgemeine Sichtung und Planung zur gemeinsamen Verwaltung von Tickets | Supportmitarbeiter der Westernacher Solutions und Mitarbeiter der BRAK sichten die Supporttickets. | E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer des Supportanfragenden. Personenbezogene Daten, die der Supportsuchende seiner Anfrage angefügt hat. | Supporttool | Westernacher Solutions GmbH und BRAK |