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Da das beA nicht als langfristiges Archiv dient und Nachrichten aus dem beA nach bestimmten Löschfristen automatisch gelöscht (siehe Löschfristen im beA) werden, müssen die Nachrichten in der EDV Ihrer Kanzlei gespeichert werden, wenn Sie diese dauerhaft archivieren möchten. Um dies zu tun, können Sie Nachrichten aus dem beA exportieren.
Öffnen Sie dazu die zu exportierende Nachricht und klicken in der Menüleiste rechts auf „Exportieren“. Wählen Sie nun den gewünschten Speicherort aus und bestätigen mit "Speichern".
Im gewählten Verzeichnis wird der Export der Nachricht als zip-Container gespeichert, der sich anhand seiner Bezeichnung auf der Grundlage der eindeutigen Nachrichten-ID, aus der seine Bezeichnung gebildet wird, eindeutig einer bestimmten Nachricht zuordnen lässt. Der Dateicontainer enthält unter anderem das Prüfprotokoll (Verification Report), die Absenderinformationen (Business Card) sowie die Anhänge der Nachricht als gesonderte Dateien (in der Regel im Format PDF). Weiter enthält der ZIP-Container einer exportierten Nachricht eine Datei mit der Bezeichnung (Nachrichten-ID)_export.html. Anhand dieser Datei lassen sich die Details der Nachricht im Einzelnen überprüfen, insbesondere enthält sie Daten zum Absender, zum Empfänger, zum Versand- und Zugangszeitpunkt und benennt die mit gesendeten Nachrichtenanhänge, also die elektronischen Dokumente.
Mit der Export-Datei lässt sich der vollständige und rechtzeitige Zugang von Nachrichten auf der Empfangseinrichtung des Gerichts auch dann noch sicher nachweisen, wenn die Nachricht im beA des Rechtsanwalts bereits gelöscht sein sollte. Sie kann im Bedarfsfall dem Gericht vorgelegt werden, denn sie repräsentiert die Eingangsbestätigung im Sinne von § 130a Abs. 5 ZPO (siehe auch Nachweis über den Zugang von Nachrichten bei Gerichten).
Rechtsanwälte, die eine Kanzleisoftware einsetzen, können den Export ggf. über diese Software steuern. Wenden Sie sich für Fragen dazu bitte an Ihren Kanzleisoftwarehersteller.
