Mitarbeiter verwalten

Anlegen eines neuen Mitarbeiters

1. Vorbereitung durch den Postfachinhaber nach Anmeldung mit seiner persönlichen beA Karte

Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über den Reiter Einstellungen und dort im links befindlichen Menü Postfachverwaltung → Benutzerverwaltung.

Klicken Sie dann auf Benutzer anlegen und geben Sie die Daten des anzulegenden Mitarbeiters ein. Mit Klick auf Speichern wird automatisch ein Benutzername und ein Kennwort für die Registrierung generiert.
Kopieren Sie bitte Benutzername und Kennwort und speichern die Daten lokal ab, um diese an den Mitarbeiter weiter zu geben, er benötigt sie anschließend für die Registrierung. 

Klicken Sie abschließend auf Abbrechen/Zurück, um zur Übersicht der Benutzerverwaltung zurückzukehren.

Markieren Sie dort bitte den eben neu angelegten Benutzer. Über die Schaltfläche Rechte & Rollen verwalten werden Ihnen die Details zum Benutzer und die mit der gewählten Rolle automatisch vergebenen Berechtigungen angezeigt.

Nach Markierung der Checkbox für die Rolle Mitarbeiter können Sie über die Schaltfläche Neues Recht zuordnen weitere optionale Rechte vergeben. Je nach gewählter Berechtigung erhalten Sie daraufhin einen Hinweis auf die notwendige Freischaltung des Sicherheits-Tokens des Mitarbeiters. Diese Aktion ist erst möglich, nachdem der Mitarbeiter die Erstregistrierung durchgeführt hat.

2. Durchführung mit der Mitarbeiterkarte und den zuvor zwischengespeicherten Daten

Nun kann sich der Mitarbeiter mit dem zuvor von Ihnen generierten Benutzernamen und Passwort registrieren, wie hier beschrieben:

Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach

3. Abschließende Freischaltung durch den Postfachinhaber nach Anmeldung mit seiner persönlichen beA Karte

Navigieren Sie über den Reiter Einstellungen im links befindlichen Menü zu Postfachverwaltung → Sicherheits-Token freischalten.

Markieren Sie darunter den freizuschaltenden Eintrag und wählen anschließend im rechts befindlichen Menü die Schaltfläche Zertifikate freischalten.

Bestätigen Sie bitte die beiden folgenden Dialoge mit OK und geben nach Aufforderung die PIN Ihrer persönlichen beA-Karte ein.

Zuordnung eines bereits angelegten Mitarbeiters

Mitarbeiter können Zugriff auf mehrere Postfächer erhalten. Die Anlage eines neuen Mitarbeiters (s.o.) muss nur einmalig durchgeführt werden. In weiteren Postfächern wird der Mitarbeiter dann über die Benutzerverwaltung (Suche nach Benutzer ohne eigenes Postfach anhand des Benutzernamen oder der SAFE-ID) gesucht und dem Postfach zugeordnet, um abschließend ebenfalls den Sicherheits-Token des Benutzers auch für dieses Postfach freischalten zu können.

Beachten Sie hierzu bitte im beA Anwenderhandbuch den Artikel Benutzer suchen.

Entfernen von Berechtigungen bzw. Benutzern

Möchten Sie einem Mitarbeiter einzelne Berechtigungen entziehen, markieren Sie diesen Mitarbeiter bitte in der Benutzerverwaltung und wählen im Menü auf der rechten Seite die Schaltfläche Rechte & Rollen verwalten. Es werden Ihnen die Details zum Benutzer angezeigt, die Rolle, die er für Ihr Postfach innehat und die vergebenen Berechtigungen. Markieren Sie die Checkbox vor den zu entfernenden Rechten und wählen anschließend die Schaltfläche Recht/Rolle entziehen. 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Mitarbeiter aus dem beA zu entfernen, je nachdem ob Sie den Mitarbeiter nur aus Ihrem eigenen beA entfernen möchten oder ob Sie zusätzlich das Sicherheits-Token des Mitarbeiters (Mitarbeiter-Karte oder Software-Token) vom Mitarbeiterprofil entkoppeln möchten (z.B. wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt).

1. Möchten Sie den betreffenden Mitarbeiter nur aus Ihrem beA-Postfach entfernen, sollten Sie diesem alle zugewiesenen Rechte vollständig entziehen. Gehen Sie dazu in die Benutzerverwaltung, markieren in der Liste den entsprechenden Eintrag zu diesem Mitarbeiter und wählen im Menü auf der rechten Seite die Schaltfläche Rechte & Rollen verwalten. Es werden Ihnen die Details zum Benutzer angezeigt, die Rolle, die er für Ihr Postfach innehat und die vergebenen Berechtigungen. Markieren Sie die Checkbox vor der vergebenen Rolle und wählen anschließend die Schaltfläche Recht/Rolle entziehen, so werden mit der Rolle auch alle Berechtigungen des Benutzers für Ihr Postfach entzogen. Haben Sie einem Mitarbeiter alle Rechte entzogen, erscheint dieser nicht mehr in der Liste Ihrer Benutzer. Der Mitarbeiter bleibt in diesem Fall aber mit dem zugewiesenen Sicherheits-Token (Mitarbeiter-Karte oder Software-Token) verbunden.
2. Möchten Sie einen Mitarbeiter aus mehreren beA-Postfächern (z.B. einer Kanzlei) entfernen, weil dieser z.B. die Kanzlei verlässt, kann die Funktion Zugang löschen benutzt werden. Mit dieser Funktion wird der Mitarbeiter komplett aus dem beA System entfernt, d.h. aus allen Anwaltspostfächern, in denen der Mitarbeiter berechtigt ist. Außerdem wird gleichzeitig automatisch das mit dem Mitarbeiter verbundene Sicherheits-Token entkoppelt. (Dieses kann dann bspw. für einen neuen Mitarbeiter verwendet werden).
   Bitte beachten Sie, dass die Funktion Zugang löschen nur durch den Mitarbeiter selbst ausgeführt werden kann. Der Mitarbeiter muss sich einloggen und kann dann unter Profilverwaltung seinen Zugang löschen. Ist eine Anmeldung als Mitarbeiter nicht (mehr) möglich, muss das unter 1. beschriebene Vorgehen in allen Postfächern durchgeführt werden, in denen der Mitarbeiter berechtigt war.