Gerade in der Urlaubszeit stellt sich die Frage, was zu beachten ist, wenn sich die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt nicht in der Kanzlei befindet.
Seit 01.08.2021 müssen die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt für ihre Vertretung sorgen, wenn sie länger als eine Woche daran gehindert sind, ihren Beruf auszuüben oder sich länger als zwei Wochen von der Kanzlei entfernen wollen.
Die Vertretung soll einer anderen Rechtsanwältin oder einem anderen Rechtsanwalt übertragen werden. In diesen Fällen soll die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt seine Vertretung selbst bestellen. Die Pflicht, die Bestellung der Vertretung der Rechtsanwaltskammer anzuzeigen, ist seit dem 01.08.2021 entfallen.
Stattdessen ist aber die neue Berufspflicht in § 54 Abs. 2 BRAO zu beachten. Danach hat die bzw. der Vertretene der von ihm selbst bestellten Vertretung einen Zugang zu ihrem bzw. seinem beA einzuräumen. Dabei ist zu beachten, dass die Vertretung zumindest befugt sein muss, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben. Ein durch die Rechtsanwaltskammer veranlasster automatisch eingerichteter Zugang auf die Nachrichtenübersicht erfolgt für die reguläre Vertretung seit dem 01.08.2021 nicht mehr, da keine Eintragung durch die Rechtsanwaltskammer im BRAV erfolgt.
Gleiches gilt im Übrigen für die Benennung von Zustellungsbevollmächtigten im Falle der Befreiung von der Kanzleipflicht.
Da die Vertretung nicht mehr automatisch das Recht bekommt, auf die Nachrichtenübersicht im Postfach der/des Vertretenen zuzugreifen, muss die/der Vertretene sie selbst in die Lage versetzen, eingehende Nachrichten im beA der/des Vertretenen zur Kenntnis zu nehmen und ggf. Empfangsbekenntnisse abzugeben. Wer eine Vertretung bestellt hat, hat somit wie folgt beschrieben vorzugehen.
Ist eine Vertretung entweder aus der eigenen Kanzlei oder im sonstigen Kollegenkreis gefunden, muss die/der Vertretene dieser Rechte in seinem beA einräumen.
Die Postfachbesitzerin bzw. der Postfachbesitzer, die/der eine Vertretung anlegen möchte, meldet sich dafür mit ihrer/seiner persönlichen beA-Karte an ihrem/seinem Postfach an. Über die Suche in der Benutzerverwaltung können anderen beA-Benutzern, also Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, Rechte zugewiesen werden. Dafür nutzen Sie bitte die Suchfunktion in der Benutzerverwaltung,
... suchen die Rechtsanwältin bzw. den Rechtsanwalt, die/den Sie als ihre Vertretung festlegen möchten und markieren das Suchergebnis, um entsprechend der zukünftigen Aufgabe Rechte und Rollen verwalten zu können.
Nach Klick auf die Schaltfläche Rechte & Rollen verwalten werden Ihnen die Details zum gewünschten Benutzer angezeigt, in den meisten Fällen trägt dieser zunächst nur die Rolle Besitzer eines persönlichen Postfaches.
Über die Schaltfläche Neue Rolle zuordnen können Sie die Rolle Vertretung vergeben und diese ggf. auf einen festen Zeitraum eingrenzen.
Nach Klick auf Speichern und zurück erhalten Sie einen Hinweis am rechten oberen Bildschirmrand, dass die neue Rolle Vertretung gespeichert wurde und die neue Rolle ist für den gewählten Benutzer mit Angabe der damit verknüpften Berechtigungen aufgelistet. Hierbei ist zu beachten, dass mit der Rolle verbundene, fest vergebene Rechte nicht bearbeitbar und deshalb grau dargestellt sind.
Möchten Sie der/dem eben als Vertretung berechtigten Kollegin/Kollegen weitere Berechtigungen hinzufügen, aktivieren Sie bitte die Checkbox vor der Rolle Vertretung und wählen anschließend im rechten Menü die Schaltfläche Neues Recht zuordnen. Es können nun weitere optionale Berechtigungen ausgewählt und gespeichert werden. Auch dafür erhalten Sie wieder einen Hinweis am rechten oberen Bildschirmrand.
Abschließend wählen Sie bitte in der linken Menüführung unter Postfachverwaltung die Schaltfläche Sicherheits-Token freischalten (nur bei Login via beA-Karte vorhanden!), markieren die eben hinzugefügte Vertretung in der Übersicht und klicken anschließend auf "Zertifikate freischalten". Es erscheint eine Information zu den nächsten Schritten und Sie werden anschließend zur Pin-Eingabe aufgefordert. Die erfolgreiche Freischaltung des Sicherheits-Tokens wird dann wieder in einem Hinweis am rechten oberen Bildschirmrand gemeldet.
ACHTUNG: Bei zeitlicher Begrenzung der Vertretung ist die Freischaltung des Sicherheits-Tokens erst am ersten Tag des ausgewählten Gültigkeitszeitraums möglich!
Das oben beschriebene Vorgehen gilt auch für die Hinterlegung eines Zustellungsbevollmächtigten mit dem Unterschied der Bezeichnung der Rolle.
Mit beA-Version 3.14 werden Rollen neu eingeführt, die in der beA-Webanwendung an andere Benutzerinnen und Benutzer vergeben werden können. Rollen sind eine Zusammenfassung von mehreren Rechten.
Bisher konnte in der beA-Webanwendung Benutzern die Rolle „Mitarbeiter“ in einem Postfach zugewiesen werden. Neu sind die Rollen „Zustellungsbevollmächtigter“ und „Vertretung“.
Gemäß § 30 BRAO müssen von der Kanzleipflicht befreite Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Berufsausübungsgesellschaften gegenüber der Rechtsanwaltskammer Zustellungsbevollmächtigte benennen und ihnen einen Zugang zu ihrem beA einräumen. Dazu dient die Rolle Zustellungsbevollmächtigter. Mit der Rolle werden automatisch die folgenden Rechte vergeben:
01 - Nachrichtenübersicht öffnen
03 - Nachricht erstellen
06 - Nachricht öffnen
14 - EBs versenden
15 - EBs zurückweisen
30 - EBs mit VHN versenden
Die Rolle Vertretung kann in der beA-Webanwendung zur Erfüllung der Anforderungen des § 54 Abs. 2 BRAO anderen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten zugeordnet werden. Diese Rolle besitzt automatisch die folgenden Rechte:
01 - Nachrichtenübersicht öffnen
03 - Nachricht erstellen
06 - Nachricht öffnen
14 - EBs versenden
15 - EBs zurückweisen
30 - EBs mit VHN versenden
