Hinterlegung der neuen beA-Mitarbeitendenkarten im beA

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Übersicht der einzelnen Schritte

Hinterlegung der neuen beA-Mitarbeitendenkarte als zusätzlichen Sicherheits-Token durch die Mitarbeitenden

  • Anmeldung mit der bisherigen beA-Mitarbeitendenkarte im beA
  • Auswahl von Einstellungen → Profilverwaltung → Sicherheits-Token
  • Schaltfläche rechts Neuen Sicherheits-Token anlegen betätigen
  • Eingabe der Bezeichnung der neuen beA-Mitarbeitendenkarte (z.B. die neue Kartennummer) und Bestätigung mit OK
  • Austausch der bisherigen Karte mit der neuen beA-Mitarbeitendenkarte im Kartenlesegerät
  • Neue Karte im Dialogfenster auswählen und Auswahl mit OK bestätigen, um diese als Sicherheits-Token hinzuzufügen

Freischaltung des neuen Sicherheits-Tokens durch vom Postfachbesitzer berechtigte Mitarbeitende (Recht 19 - Berechtigungen verwalten erforderlich)

  • Verwendung der entsprechend berechtigten beA-Mitarbeitendenkarte (Anmeldung mit Software-Zertifikat ist nicht ausreichend) 
  • Reaktion auf den Hinweis-Dialog zu freizuschaltenden Sicherheits-Token durch Befolgen der Anzeige ODER
  • Auswahl Einstellungen → Postfachverwaltung → Sicherheits-Token freischalten 
  • In der Übersicht neu hinzugefügte beA-Mitarbeitendenkarte mit einem Häkchen markieren
  • Schaltfläche rechts Zertifikate freischalten betätigen und folgende Dialoge mit OK bestätigen
  • Bestätigung der Freischaltung durch  Eingabe der PIN zur für die Anmeldung verwendeten beA-Mitarbeitendenkarte

Als Ergebnis der genannten Schritte kann die neue beA-Mitarbeitendenkarte, wie die bisherige Karte, zur Anmeldung und den Zugriff auf zugeordnete Postfächer verwendet werden.

Nachfolgend finden Sie ausführliche bebilderte Anleitungen zu den einzelnen Schritten.

Voraussetzungen

  • Zugriff auf beA über die beA-Webanwendung,
  • die bisherige beA-Mitarbeitendenkarte mit zugehöriger PIN,
  • die neue beA-Mitarbeitendenkarte (PIN noch nicht erforderlich, solange die bisherige Karte noch gültig ist)
  • ein Kartenlesegerät

Hinterlegung der neuen beA-Mitarbeitendenkarte als zusätzlichen Sicherheits-Token durch die Mitarbeitenden

Bitte melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrer bisherigen beA-Mitarbeitendenkarte an der beA-Webanwendung an.

Startseite der beA-Webanwendung - Markierung auf "Anmelden"
  • Nach Auswahl des Menüpunkts Einstellungen (1)
Markierung (1) auf "Einstellungen" im Navigationsmenü am oberen Bildschirmrand
  • klicken Sie bitte im links befindlichen Menü unter Profilverwaltung (2)
  • auf den Menü-Punkt Sicherheits-Token (3).
Ansicht der Profilverwaltung / Sicherheits-Token verwalten

Ihnen werden nun Ihre derzeit hinterlegten persönlichen Sicherheits-Token angezeigt. Auch ist hier die Gültigkeit des jeweiligen Sicherheits-Tokens ersichtlich. Bitte wählen Sie im rechts befindlichen Menü

  • die Schaltfläche Neuen Sicherheits-Token anlegen (4).
Ansicht der Profilverwaltung / Sicherheits-Token verwalten, Markierung (4) der Schaltfläche "Neuen Sicherheits-Token anlegen"

Es öffnet sich durch Klick auf die Schaltfläche Neuen Sicherheits-Token anlegen ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, eine Bezeichnung für den neu zu hinterlegenden Sicherheits-Token einzugeben. Bestätigen Sie diesen Dialog nach

  • Eingabe der gewünschten Bezeichnung (5) (z.B. Kartennummer der neuen Karte) bitte mit
  • Klick auf die Schaltfläche OK (6).
Ansicht des Dialoges zur Vergabe eines Namen für den neuen Sicherheits-Token. Markierung (5) des Feldes zur Eingabe des Namen und (6) der Schaltfläche "OK" zur Bestätigung

Somit öffnet sich der Dialog mit der Überschrift Sicherheits-Token im beA-System hinzufügen (7), in dem Sie aufgefordert werden, den Sicherheits-Token auszuwählen, den Sie neu hinzufügen möchten. Bitte entfernen Sie nun die bisher verwendete beA-Mitarbeitendenkarte (Kartennummer beginnend mit 3) aus dem Kartenlesegerät und fügen die neue beA-Mitarbeitendenkarte (Kartennummer beginnend mit einer 8) ein. 

  • Markieren Sie bitte die Zeile mit der Bezeichnung Ihrer neuen beA-Mitarbeitendenkarte (8) (Karten tragen in der Spalte "Art" die Bezeichnung "HW" für Hardware-Token).
  • Abschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl bitte über die Schaltfläche OK (9)

Danach erscheint die Meldung, welche den erfolgreichen Sicherheits-Token-Import bestätigt.

Ansicht des Dialoges zur Auswahl des neuen Sicherheits-Token. Markierung (7) der Überschrift "Sicherheits-Token im beA-System hinzufügen", (8) der Zeile mit der Bezeichnung der neuen beA-Karte und (9) der Schaltfläche "OK"

Freischaltung des neuen Sicherheits-Tokens durch vom Postfachbesitzer berechtigte Mitarbeitende (Recht 19 - Berechtigungen verwalten erforderlich)

Der neu importierte Sicherheits-Token muss nun noch freigeschaltet werden. Eine Freischaltung kann mit einer bereits berechtigten beA-Mitarbeitendenkarte, soweit diese noch gültig ist, erfolgen. Ein Software-Zertifikat ist hierzu aus Sicherheitsgründen nicht ausreichend. 

Der weitere Ablauf ist davon abhängig, ob Sie die Berechtigung haben, die Freischaltung von Sicherheits-Token selbst vorzunehmen. Für Mitarbeitende kommt es darauf an, ob der jeweilige Postfachinhaber Ihnen das Recht 19 – Berechtigungen verwalten erteilt hat.

Wurde Ihnen das notwendige Recht erteilt, erhalten Sie direkt nach den o.g. Schritten den Hinweis auf die ausstehende Freischaltung.

  • Der freizuschaltende Sicherheits-Token ist in diesem Dialog bereits vorausgewählt (10).
  • Zur Freischaltung wählen Sie bitte die Schaltfläche Sicherheits-Token freischalten (11) und folgen den weiteren Anweisungen.

Für diesen Vorgang muss die neue beA-Mitarbeitendenkarte wieder aus dem Kartenlesegerät entfernt und die bisher genutzte beA-Mitarbeitendenkarte eingesteckt werden.

Folgedialog zur Freischaltung des Sicherheits-Tokens, Markierung (10) auf freizuschaltenden Sicherheits-Token und (11) auf die Schaltfläche "Sicherheits-Token freischalten"

Wurde dieser Dialog abgebrochen, besteht nachträglich über den Bereich

  • Postfachverwaltung (12) im links befindlichen Menü und dort mit
  • Klick auf die Unter-Auswahl Sicherheits-Token freischalten (13) weiterhin die Möglichkeit, die Freischaltung des Sicherheits-Tokens nachzuholen.
Ansicht der Freischaltung von Sicherheits-Token in der Postfachverwaltung. Markierung (12) der Menüauswahl "Postfachverwaltung" und darunter (13) des Menüpunktes "Sicherheits-Token freischalten"

Auch für diese Vorgehensweise muss die neue beA-Mitarbeitendenkarte wieder aus dem Kartenlesegerät entfernt und die bisher genutzte beA-Mitarbeitendenkarte eingesteckt werden. In der Übersicht Sicherheits-Token der Benutzer freischalten 

  • markieren Sie bitte die Checkbox vor der Bezeichnung der eben neu hinterlegten beA-Mitarbeitendenkarte (14) und
  • wählen anschließend im rechts befindlichen Menü die Schaltfläche Zertifikate freischalten (15) und folgen den weiteren Anweisungen.
Ansicht der beA-Webanwendung nach Auswahl des Menüpunktes "Sicherheits-Token freischalten". Markierung (14) der Checkbox vor der Bezeichnung des neuen Sicherheits-Tokens und (15) der Schaltfläche "Zertifikate freischalten"

Ggf. sind in dieser Übersicht weitere Sicherheits-Token zur Freischaltung aufgeführt, wenn z.B. Kollegen und andere Mitarbeiter, die Sie für einen Zugriff auf Ihr Postfach berechtigt haben, neue Sicherheits-Token eingerichtet haben. Wenn Sie deren Sicherheits-Token ebenfalls markieren, ist es möglich, diese gleichzeitig -zusammen mit Ihrer eigenen neuen beA-Mitarbeitendenkarte- freizuschalten.

Nun ist die Anmeldung am beA sowohl mit der bisherigen als auch mit der neuen beA-Mitarbeitendenkarte möglich. Sie haben in beiden Fällen die gleichen Rechte und haben vollen Zugriff auf solche Postfächer, für welche Ihnen die entsprechende Berechtigung (Recht 19) erteilt wurde.

Gibt es Postfächer, auf die Sie zwar Zugriff haben, aber das Recht 19 durch den entsprechenden Postfachinhaber nicht erteilt wurde, muss die Freischaltung Ihrer neuen beA-Mitarbeitendenkarte für diese Postfächer vom jeweiligen Postfachinhaber selbst erfolgen. Eine entsprechende Anleitung für Postfachinhaber finden Sie unter: Freischaltung der beA-Mitarbeitendenkarte durch den Postfachinhaber