Informationen zur Aktiven Nutzungspflicht ab 01.01.2022

Informationen zur Aktiven Nutzungspflicht ab 01.01.2022

Was bedeutet „aktive Nutzungspflicht“?

Bislang gilt die sogenannte „passive Nutzungspflicht“: Gemäß § 31a Abs. 6 BRAO sind alle Inhaber eines beA verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen.

Ab dem 01.01.2022 gilt darüber hinaus auch die sogenannte „aktive Nutzungspflicht“. Demnach muss nicht mehr nur auf eingehende Nachrichten geachtet, sondern auch der Versand an die Gerichte in elektronischer Form erfolgen. In Schleswig-Holstein wurde die aktive Nutzungspflicht in der Arbeitsgerichtsbarkeit bereits am 01.01.2020 eingeführt. In Bremen wurde sie am 01.01.2021 in der Arbeitsgerichtsbarkeit, der Sozialgerichtsbarkeit sowie der Finanzgerichtsbarkeit eingeführt.

 

Wie funktioniert die elektronische Übermittlung?

Bitte beachten Sie zunächst die „Ersten Schritte im beA“. Hier finden Sie die erforderlichen Informationen über die notwendige technische Ausstattung und die erstmalige Inbetriebnahme des beA. Insbesondere benötigen Sie eine beA-Karte, welche bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellt werden kann und ein Kartenlesegerät. Vor dem ersten Zugriff auf das Postfach muss eine Erstregistrierung erfolgen.

Wenn Sie alle Schritte durchgeführt und somit Ihr beA erfolgreich eingerichtet haben, sind Sie bereit, um eine Nachricht zu erstellen und Ihren Anhang beizufügen. Eine Anleitung zum Erstellen einer Nachricht finden Sie hier.

Nachdem Sie Ihrer Nachricht den gewünschten Anhang beigefügt haben, gibt es zwei Übermittlungsmethoden: Sie können das elektronische Dokument entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen, für die ein entsprechendes Signaturzertifikat anzuschaffen ist oder die Nachricht mit der sogenannten einfachen elektronischen Signatur (eeS) versenden.

 

Wie ist das Dokument zu signieren?

Gemäß § 130a Abs. 3 ZPO und den Parallelvorschriften in den anderen Verfahrensordnungen muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Dies bedeutet, dass das Gesetz eine Alternative zur qualifizierten elektronischen Signatur vorsieht. Sie können sich mit Ihrer beA-Basiskarte selbst am System anmelden und die Nachricht eigenhändig an das Gericht übersenden. Dazu muss der Schriftsatz mit einer einfachen elektronischen Signatur versehen sein. Dies bedeutet, dass Sie Ihren Namen drucktechnisch unter den Schriftsatz setzen. Außerdem müssen Sie die Nachricht eigenhändig bei eigener Anmeldung mit Ihrer beA-Karte an das Gericht versenden. Dann bringt das System den sogenannten vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN) an, der bestätigt, dass Sie zum Zeitpunkt des Versands am System angemeldet waren.

Sie können also über Ihr beA am aktiven elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen, ohne eine Signaturkarte mit dem Zertifikat für eine qualifizierte elektronische Signatur zu besitzen. Gleichwohl empfehlen wir Ihnen, sich  eine Signaturkarte zu beschaffen, da diese ein arbeitsteiliges Arbeiten innerhalb der Kanzlei ermöglicht. Sie können dann den Schriftsatz signieren, Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter ihn an das Gericht versenden.

 

Zudem besteht für einige elektronische Dokumente die Notwendigkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur anzubringen. Dies betrifft insbesondere elektronische Dokumente, die materiell-rechtliche Willenserklärungen enthalten. Diese bedürfen gem. § 126a BGB der qualifizierten elektronischen Signatur. Der sichere Übermittlungsweg reicht in diesen Fällen nicht aus.

Hinweis:

Sofern Sie bislang lediglich im Besitz der beA-Basiskarte waren und nun eine beA-Signaturkarte haben möchten, müssen Sie diese nicht neu bestellen. Sie können über die beA-Produkte der Zertifizierungsstelle die sogenannte Nachladesignatur für Ihre beA-Basiskarte bestellen, damit diese zu einer beA-Signaturkarte wird. Wenden Sie sich bei Fragen zur Bestellung bitte an die Bundesnotarkammer.

 

Wie kann ich prüfen, ob meine Nachricht erfolgreich versandt wurde?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie überprüfen können, ob Ihre Nachricht erfolgreich versandt wurde.

  1. Überprüfen Sie im Ordner "Gesendet" in der Nachrichtenübersicht den Status in der Spalte "Übermittlungsstatus". Wird Ihnen diese Spalte nicht angezeigt, können Sie sich diese mit der Funktion "Spaltenauswahl" anzeigen lassen. Hinweis: Befindet sich Ihre Nachricht noch im Ordner "Postausgang", wurde sie noch nicht versandt.
  2. Öffnen Sie die entsprechende Nachricht. Wurde die Nachricht an ein Gericht geschickt, finden Sie am Ende der Nachricht die Eingangsbestätigung des Justizservers, die für den Nachweis des fristwahrenden Eingangs maßgeblich ist (vgl. § 130a V ZPO).
  3. Exportieren Sie die Nachricht, indem Sie auf "Exportieren" klicken, und speichern Sie diese lokal oder in Ihrer digitalen Akte ab. Wenn Sie den Nachrichtenexport öffnen, sehen Sie den „Sendebericht“ der Nachricht als Datei mit dem Namen „xxxxxx_export.html“. In dieser Datei prüfen Sie, ob das Feld „Zugegangen“ mit einem Datum versehen ist. Liegt eine Eingangsbestätigung des Justizservers vor, muss im Rahmen des Ermittlungsstatus „erfolgreich“ bzw. „kein Fehler“ angegeben sein.

 

Wie ist zu verfahren, wenn die Justiz aus technischen Gründen nicht auf elektronischem Wege erreichbar ist?

Eine Einreichung von Schriftsätzen, Anträgen und Erklärungen ist im Falle einer vorübergehenden Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung aus technischen Gründen nach den allgemeinen Vorschriften weiterhin zulässig.

Allgemeine Vorschriften sind die Übermittlung

  • per Post,
  • das Einlegen in den Briefkasten (auch in den Nachtbriefkasten) des Gerichts oder
  • die Übermittlung per Telefax

Die Ersatzeinreichung ist nur für die Dauer der Störung zulässig. Ist diese behoben, muss die Einreichung auf elektronischem Wege erfolgen.

Auf Anforderung des Gerichts sind Rechtsanwälte verpflichtet, die Einreichung in elektronischer Form nachzuholen.

Es spielt keine Rolle, ob die Ursache für die vorübergehende technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Gerichts oder in der Sphäre des Einreichenden liegt.

Der vorübergehende Ausfall der technischen Einrichtungen des Rechtsanwalts soll dem Rechtsuchenden nicht zum Nachteil werden.

Die technische Unmöglichkeit ist glaubhaft zu machen. 

Mittel der Glaubhaftmachung sind u.a.:

  • Belege des Internetproviders für eine Störung des Internetzugangs
  • die eidesstattliche Versicherung des IT-Systemadministrators der Kanzlei
  • die anwaltliche Versicherung, dass eine Störung der IT-Infrastruktur vorlag und deren Beschreibung
  • die eidesstattliche Versicherung der Kanzleiangestellten, dass Störungen vorlagen
  • die Anfertigung von Fotos und/oder Screenshots über Fehlermeldungen oder Störungsbeschreibungen
  • die Vorlage eines Ausdrucks der Störungsmeldungen der Justiz auf egvp.de oder der Störungsdokumentation der BRAK für das beA-System auf https://www.brak.de/w/files/02_fuer_anwaelte/bea/bea-stoerungsdokumentation.pdf

Da es um die technische Unmöglichkeit geht, ist ferner das Nichtvorliegen eines Bedienungsfehlers glaubhaft zu machen.

Die Glaubhaftmachung sollte möglichst zeitgleich mit der Ersatzeinreichung erfolgen.

Wenn die technische Unmöglichkeit erst kurz vor Fristablauf festgestellt wird, ist die Glaubhaftmachung unverzüglich nachzuholen.

Wenn eine Frist bereits verstrichen ist, kann die Ersatzeinreichung nicht zur Anwendung kommen. Hier ist ggf. ein Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu prüfen.

Die Möglichkeit zur Ersatzeinreichung geht weiter als der Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.

Somit ist die Ersatzeinreichung vor allem bei der Wahrung von materiell-rechtlicher Verjährungs- und Ausschlussfristen interessant

 

A) Gründe für eine technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Rechtsanwaltes können u.a. sein:

Störungen der Internetverbindung

  • Es erscheint eine Fehlermeldung des Internet-Browsers, Bsp. die Seite wurde nicht gefunden

technische Probleme in der IT-Infrastruktur der Kanzleien

  • alle Störungen der lokalen IT-Infrastruktur wie Bsp. Netzwerkprobleme, die Nichterreichbarkeit des Kanzleiservers, Defekte der Endgeräte etc.

auf das beA-System bezogene Störungen

  • Anmeldeprobleme
  • Probleme beim Adressieren von Empfängern oder
  • der fehlgeschlagene Versand von Nachrichten
  • Session-Abbrüche im Zusammenhang mit Wartungsarbeiten

Bedienfehler sind keine technischen Störungen in der Sphäre des Rechtsanwalts.

 

B) Gründe für eine technische Unmöglichkeit in der Sphäre der Justiz können u.a. sein:

Ein elektronisches Dokument ist im Sinne des § 130a Abs. 5 Satz 1 ZPO eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Steht diese nicht zur Verfügung oder ist diese aus dem beA-System heraus nicht erreichbar, liegt eine technische Störung vor.

Störungen im EGVP-System

  •  Empfangseinrichtungen stehen aktuell nicht zur Verfügung. Der Fehlercode F001 (Die Nachricht befindet sich noch im Ordner „Postausgang“) erscheint, wenn der Server des Empfängerpostfachs nicht antwortet. Offenbar ist dieser temporär nicht erreichbar.

Störung bei der Adressierung oder beim Nachrichtenversand an die Justiz

  • „Aufgrund technischer Probleme sind die Suchergebnisse möglicherweise unvollständig“ oder   
  • Ungültiger Empfänger“ (Fehlercode 03-022)

 

Ersatzeinreichung bei Überschreiten der zulässigen Datenmenge

Gem. § 3 ERVV muss glaubhaft gemacht werden, dass die Höchstgrenzen gem. § 5 Abs. 1 Nr. 3 ERRV, veröffentlicht auf www.justiz.de, nicht eingehalten werden können. Ist die Einhaltung nicht möglich, dann darf die Übermittlung, möglichst unter Beifügung des Schriftsatzes und der Anlagen, auf einem gem. § 5 Abs. 1 Nr. 4 ERVV bekanntgegebenen zulässigen physischen Datenträger erfolgen.

Die Glaubhaftmachung gem. § 3 ERVV beinhaltet, dass es keine offensichtliche Möglichkeit gibt, den Inhalt einer Einreichung sinnhaft mit den benannten Höchstgrenzen zu übertragen. 

Die Veröffentlichung unter www.justiz.de erfolgte in bundesanzeiger_26_11_2021.pdf (justiz.de)  

  • In Punkt 3 werden dort gem. § 5 Abs. 1 Nr. 3 der ERVV die Höchstgrenzen mit 60 Megabyte und 100 Anhängen benannt.
  • In Punkt 4 werden als zulässige physische Datenträger gem. § 5 Abs. 1 Nr. 4 ERVV die DVD und die CD benannt. USB-Sticks werden nicht genannt.

Siehe auch: https://justiz.de/laender-bund-europa/elektronische_kommunikation/index.php. Angekündigt ist eine Erhöhung der Höchstgrenzen gem. § 5 Abs. 1 Nr. 3 ERVV zum 01.04.2022 auf 100 Megabyte und höchstens 200 Dateien und zum 01.01.2023 auf 200 Megabyte und höchstens 1000 Dateien, siehe bundesanzeiger_02_02_2022.pdf (justiz.de).

 

Nützliche Links

Aktuelle Meldungen des beA-Anwendersupportes: Verfügbarkeit

Aktuelle Meldungen aus der Justiz: Aktuelle Meldungen

Abonnement der Aktuellen Meldungen der Justiz: EGVP-Newsletter

Abonnement des beA-Newsletters: Newsletter der Bundesrechtsanwaltskammer