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Die Signatur eines elektronischen Dokuments ist immer dann erforderlich, wenn für das einzureichende Dokument ein gesetzliches Schriftformerfordernis besteht. Die Schriftform im elektronischen Rechtsverkehr wird gemäß § 130a ZPO eingehalten, wenn der Rechtsanwalt selbst gemäß § 130a Abs. 3 ZPO (sowie den Parallelvorschriften in den anderen Verfahrensordnungen) das elektronische Dokument entweder qualifiziert elektronisch signiert (qeS) oder (einfach) signiert (eeS) und über den sogenannten "sicheren Übermittlungsweg“ einreicht. Um mit einer einfachen Signatur versenden zu können, ist es erforderlich, dass der Rechtsanwalt sich mit seinem persönlichen Sicherheits-Token in seinem Postfach anmeldet und selbst das Dokument versendet. Das elektronische Dokument muss von der verantwortenden Person unterzeichnet werden (einfache Signatur) und das System bringt dann einen sogenannten vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis an, dem der Empfänger des Dokuments entnehmen kann, dass der Rechtsanwalt selbst es versandt hat.
Die Grundidee hinter § 130a III ZPO ist, dass Dokumente in einer Weise an das Gericht gesandt werden sollen, die sicherstellt, dass die Identität des Signierenden von einem Dritten geprüft und bestätigt wurde. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur geschieht dies (vereinfacht gesagt) dadurch, dass man sich bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter identifizieren muss, bevor man seine Signaturkarte erhält.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist jedoch nicht immer zwingend notwendig. Eine Teilnahme über Ihr beA am aktiven elektronischen Rechtsverkehr ist also auch möglich, ohne eine Signaturkarte zu besitzen. Gleichwohl ist es ggf. zu empfehlen, die Fernsignaturfunktion oder eine Signaturkarte verfügbar zu haben, da diese ein arbeitsteiliges Arbeiten innerhalb der Kanzlei ermöglichen. Sie können damit den Schriftsatz zunächst signieren und z.B. als Entwurf speichern, um ihn anschließend durch Ihre Mitarbeitenden (mit deren eigenen Sicherheits-Token) aus Ihrem (Rechtsanwalts-)Postfach versenden zu lassen. In diesem Fall ist die Identifizierung der unterzeichnenden Person dann über die (zuvor) durch den Rechtsanwalt angebrachte qualifizierte elektronische Signatur (qeS) hergestellt.
Möchte der Rechtsanwalt also den Versand an sein Kanzleipersonal delegieren oder z.B. als Vertreter aus dem beA eines Kollegen versenden, so wird weiterhin eine qeS benötigt.
Siehe hierzu auch: Warum kann mein Mitarbeiter keine Schriftsätze versenden (die Schaltfläche "Senden" ist nicht aktiv/ausgegraut)? und Wie kann der Vertreter für seinen Kollegen einen Schriftsatz versenden und was muss er dabei beachten?
Außerdem besteht für einige elektronische Dokumente die Notwendigkeit, eine qualifizierte elektronische Signatur anzubringen. Dies betrifft insbesondere elektronische Dokumente, die materiell-rechtliche Willenserklärungen enthalten. Diese bedürfen gem. § 126a BGB der qualifizierten elektronischen Signatur. Der sichere Übermittlungsweg reicht in diesen Fällen nicht aus.
Ein kleiner Trick: Achten Sie, wenn Sie ein formbedürftiges Dokument an eine beA-Nachricht anhängen, darauf, dieses als „Schriftsatz“ zu klassifizieren. Dann stellt das beA-System automatisch sicher, dass diese Dokumente nur der Postfachinhaber selbst ohne qeS versenden kann.
Damit Sie sich im beA registrieren bzw. anmelden können, benötigen Sie eine beA-Karte Basis und ein Kartenlesegerät. Zum Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur im beA, benötigen Sie entweder eine von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer ausgestellte Fernsignatur oder eine im beA nutzbare Signaturkarte eines anderen Zertifizierungsdiensteanbieters.
Da bei der Fernsignatur der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer das entsprechende Zertifikat in der Ferne in der hochsicheren Umgebung der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer verbleibt, entfällt der bisherige Nachladevorgang, bei dem das qualifizierte Zertifikat auf die jeweilige beA-Karte geladen werden musste.
Statt einer lokalen Signierung eines Schriftstückes erfolgt nun in der beA-WEB-Anwendung der Verbindungsaufbau und die Anmeldung beim Signaturdienst der Bundesnotarkammer. Dies kann in der beA-WEB-Anwendung, aber auch in Kanzleisoftwareprodukten, erfolgen. Dies bedeutet für Sie im täglichen Betrieb, dass nur noch eine PIN für das Anmelden und das Anbringen einer qualifizierten Signatur zum Einsatz kommt. Eine separate Signatur-PIN ist in Verbindung mit der Fernsignatur nicht mehr nötig.
Das Schriftstück selbst wird zur Signierung nicht übertragen. Lediglich Informationen, die eine Prüfung ermöglichen, dass es später nicht geändert wurde, werden mit der Fernsignatur bestätigt und als entsprechende Datei (p7s) zurückgegeben.
Entsprechend ist es möglich, dass Sie die Fernsignaturfunktion bei Bedarf auch jederzeit nachträglich bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beantragen können. Voraussetzung ist eine aktive beA-Karte Basis der neuen Generation (Kartennummer beginnend mit einer 7). Sofern Sie mehrere Karten für eine SAFE-ID (Postfach) haben, kann dann die Fernsignatur mit jeder Karte verwendet werden. Liegt etwa eine Namensänderung vor, kann die Signatur bei der Bundesnotarkammer ausgetauscht werden. Der bisher notwendige Austausch der beA-Karte entfällt.
Bitte beachten Sie, dass bei der Beantragung einer Fernsignatur eine sichere Identifizierung des Antragstellers notwendig ist. Die Identifizierung kann entweder im Rahmen einer Unterschriftsbeglaubigung bei einem Notar oder in bestimmten Kammerbezirken auch bei der örtlichen Rechtsanwaltskammer durchgeführt werden. Für das jeweilige Identverfahren können ggf. zusätzliche Kosten entstehen.
Hinweis: Sofern Sie das erste Mal mit beA in Berührung kommen, beachten Sie bitte zunächst unseren Artikel Erste Schritte im beA.
Um im beA einen Anhang zu signieren,
In unserer Anwenderhilfe finden Sie Hinweise zu den verschiedenen Signaturverfahren.
Bei den „sicheren Übermittlungswegen“ (die in § 130a IV ZPO n.F. einzeln aufgezählt werden) wird die Identität des Absenders einer Nachricht auf andere Weise als durch die qualifizierte elektronische Signatur sichergestellt. Das beA ist nach § 130a IV Nr. 2 ZPO n.F. ein solcher „sicherer Übermittlungsweg“ zwischen Absender und Gericht. Nach § 31a I BRAO erhalten nur Mitglieder von Rechtsanwaltskammern – also Personen, die zur Rechtsanwaltschaft zugelassen sind – ein beA. Die Identitätsprüfung erledigen also die Kammern bei der Prüfung der Zulassungsanträge.
Um ein elektronisches Dokument über den „sicheren Übermittlungsweg“ zu versenden, müssen Sie sich als Postfachbesitzer mit Ihrem persönlichen Sicherheits-Token selbst am System anmelden und die Nachricht eigenhändig an das Gericht übersenden. Dazu muss der Schriftsatz mit einer einfachen elektronischen Signatur (eeS) versehen sein. Dies bedeutet, dass Sie Ihren Namen drucktechnisch unter den Schriftsatz setzen. Dabei ist egal, ob man den Namen tippt oder eine gescannte Unterschrift einfügt. Außerdem müssen Sie die Nachricht eigenhändig, d.h. bei eigener Anmeldung als Rechtsanwalt in Ihrem Postfach mit Ihrem persönlichen Sicherheits-Token an das Gericht versenden. Dann bringt das System den sogenannten „vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis“ (VHN) an, der bestätigt, dass Sie zum Zeitpunkt des Versands am System angemeldet waren. Dadurch weiß der Empfänger des Dokuments also, dass der Rechtsanwalt selbst in seinem Postfach angemeldet war und das Dokument selbst versandt hat. Durch die Identifikation der unterzeichnenden Person über die Anmeldung mit dem eigenen Sicherheits-Token und der eeS ist somit der „sichere Übermittlungsweg“ hergestellt.
Hintergrund:
Die Justiz prüft, ob ein Anwalt selbst mit seinem beA den Versand eines Dokuments vorgenommen hat. Das muss sie auch, denn sie hat – genau wie bei einem Schriftsatz auf Papier – zu prüfen, ob die prozessrechtlich erforderliche Form gewahrt ist, d.h. ob ordnungsgemäß eingereicht wurde. Hierzu generiert das beA-System einen eigenen Transportvermerk, den „Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis“ (VHN). Dieser Nachweis wird dann (und nur dann) generiert, wenn der Anwalt sich mit seinem Sicherungsmittel (beA-Karte oder Softwarezertifikat) am beA angemeldet und eine Nachricht versandt hat.
Nachdem Sie Ihre Nachricht an den gewünschten Empfänger versandt haben, können Sie auch selbst prüfen, ob der vertrauenswürdige Herkunftsnachweis angebracht wurde. Wechseln Sie dazu in den Ordner Gesendet und öffnen die zu prüfende Nachricht. In der geöffneten Nachricht erscheint ein Banner, der über den Signaturstatus der Nachricht informiert.
Mit Klick auf diesen Banner öffnen Sie das zugehörige Prüfprotokoll. Bitte beachten Sie diesbezüglich, dass hierfür Pop-Ups für diese Seite erlaubt sein müssen. Im geöffneten Prüfprotokoll sehen Sie direkt in der obersten Zeile die "Informationen zum Übermittlungsweg“. In unserer Anwenderhilfe finden Sie eine umfassende Erläuterungen zum Prüfprotokoll.
