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Mitarbeiterkarten bzw. beA-Softwarezertifikate identifizieren einen Nutzer von beA und ermöglichen ihm entsprechend der zugewiesenen Rechte (Rechteverwaltung) einen Zugriff auf ein oder mehrere Postfächer. Erhält ein Mitarbeiter von mehreren Postfachbesitzern Rechte zugewiesen, so kann er gemäß dieser Rechte auch auf mehrere Postfächer zugreifen, benötigt aber nur eine Karte oder ein beA-Softwarezertifikat, um sich in der beA-Anwendung anzumelden.
Jeder Mitarbeiter sollte eine eigene Karte oder Softwarezertifikat erhalten, damit jede Einsichtnahme oder Aktivität einer Person zugeordnet werden kann. Im Postfach- beziehungsweise Nachrichtenjournal ist dann genau nachvollziehbar, welcher Nutzer welche Schritte in Bezug auf das Postfach (z.B. Rechteverwaltung) oder auf die konkreten Nachrichten (z.B. lesen, verschieben oder löschen) vorgenommen hat. Wird eine Mitarbeiterkarte oder ein Softwarezertifikat für mehrere Mitarbeiter verwendet, ist diese Zuordnung nicht mehr möglich. Dabei können gegebenenfalls Probleme im Rahmen eines Wiedereinsetzungsverfahrens entstehen.
Grundsätzlich empfehlen wir daher, jedem Mitarbeiter eine eindeutig zugeordnete Mitarbeiterkarte bzw. Software-Token zur Verfügung zu stellen.
Verloren gegangene Mitarbeiterkarten sollten sofort bei der BNotK gesperrt werden. Da beA-Softwarezertifikate kopierbar sind, ist besondere organisatorische Sorgfalt geboten.
